Handbok för anordnare av släktträffar

I min förra blogg utlovade jag lite tips och råd kring hur man planerar, arrangerar och genomför en släktträff. Den gyllene regeln här som i alla festfixarsammanhang är naturligtvis:

TÄNK EFTER FÖRE!

Det gäller att vara ute i god tid, att vara väl förberedd samt att bygga in alternativa lösningar om väder eller andra oförutsägbara faktorer skulle störa de ursprungliga planerna!

1. HUR MÅNGA?

En släktträff kan handla om allt från en handfull personer till flera tusen. Det är självklart att förutsättningarna och därmed planeringen blir helt annorlunda (och enklare) om det handlar om ett fåtal personer än om man kallar samman brigader av människor från alla möjliga håll. Det första du måste göra är således att bestämma dig för vilka som skall bjudas. Ibland ger det sig själv. Handlar det om ättlingarna till soldaten Gustav Rask och hans hustru Ida, så är det just dessa som skall bjudas, givetvis med respektive. Ibland kan det vara klokt att dela upp släkten i grenar och ordna flera träffar, detta för att förhindra människomyller där alla känner sig vilsna och där man inte hinner prata med dem man skulle vilja ha en stund med. Ofta är det lokalen som sätter gränser, men även om man tänker sig ett utomhusarrangemang (gör inte det - det kommer att regna ..!) bör man försöka begränsa antalet till under 100 personer. 50-60 är kanske det ideala.

2. VAR?

En plats med anknytning till släktens historia brukar vara det logiska valet. För de flesta släkter hamnar man i så fall ute på landsbygden. Där finns det för det mesta dels en kyrka/kyrkogård, dels ett församlingshem eller någon annan samlingslokal du kan hyra. Kanske finns gården eller stugan kvar, där förfäderna bodde och verkade, eller kanske en kvarn, fabrik eller bruk, som man kan lägga in i programmet som utflyktsmål. När du väl har bestämt dig för en plats och en lokal, åk då dit och titta. Det kallas för att rekognosera och det är absolut nödvändigt. Du måste veta vad som väntar, fundera ut hur du skall möblera, hur logistiken kring ankomst, servering och fotografering skall fungera och mycket annat. Detta bör du göra i mycket god tid, helst ett år före släktträffen.

3. NÄR?

Sommar, sommar, sommar! tänker du förmodligen. Det är ju då Sverige är som vackrast, det är då folk har ledigt och kan komma iväg. Ja, och nej! Numera är somrarna för många familjer, inte minst de med barn, så intecknade som de kan bli. Många parkerar sig i sommarstugan ute vid kusten eller inne i skogen, andra flänger världen runt medan åter andra åker på kurser och läger. Frågan är om inte sen vår och tidig höst kan fungera väl så bra? I alla fall före midsommar eller efter skolstarten i augusti. Lördagar brukar vara lämpliga för släktträffar, men gör inte misstaget att börja för tidigt på dagen. Många har kanske långt att köra. Flexibel start mellan 11 och 12 på förmiddagen brukar fungera, med avslut senast vid 17- eller 18-tiden.

4. INBJUDAN

Marknadsföring är A och O när det gäller släktträffar. Marknadsföring OCH god framförhållning. Använd gärna gamla beprövade metoder som brev och telefon, men glömt inte e-posten! Testa också att göra ett Facebook-event, dessa brukar nå fram till en god procent av de potentiella deltagarna, kanske väl så bra som ett brev. Det är inte fel att "varsla" om släktträffen redan 2 år innan den skall inträffa. På så vis är släktingarna mentalt förberedda på att det kommer en inbjudan så småningom samt att det handlar om augusti 2019. Ett år senare kommer den skarpa INBJUDAN, som skall innehålla all nödvändig information om tid och plats, hur man anmäler sig, vad det kostar, till vem man meddelar önskemål om specialmat o.s.v. Passa gärna på, att samtidigt med inbjudan efterfråga gamla fotografier och dokument. Sådana kan då dyka upp antingen i skannad form via e-post, eller i original vid själva träffen. Föreslå också att de som har lust och har något att berätta om förfäderna eller släktens historia gärna får göra så - att det finns utrymme i programmet för sådant. 

5. VILKA SKA FÅ KOMMA?

Förutom ättlingarna och deras respektive är det inte fel att också bjuda in släkten närstående personer, kanske någon mer avlägsen släkting, granne eller vän, som sitter inne med förstahandskunskaper eller har personliga minnen att förmedla. Hur gör man då med EXEN - d.v.s. tidigare ingifta personer, som genom skilsmässa eller på annat sätt checkat ut? Änkor och änkemän behandlas naturligtvis som vore de fortfarande ingifta i släkten, men hur gör man med de frånskilda? Deras barn och barnbarn är ju bjudna. Mitt råd: Kolla om eventuella nuvarande partners kan tänkas ta illa upp och om inte, bjud in exen med. Folk brukar kunna uppföra sig hyfsat vid dessa tillfällen även om man tidigare i relationen har kastats lösa föremål på varandra. Och glöm för Guds skull inte de adopterade barnen och fosterbarnen. De kan bli djupt kränkta om inte de också får en inbjudan.

6. MINGEL?

Börja gärna släktträffen med lite trivsamt mingel kring kaffe och bulle - en liten buffert som också jämnar ut de förseningar p.g.a. trafik och annat som kan uppstå. Folk behöver tid att få hälsa på varandra, presentera sina barn och barnbarn och småprata lite om ditt och datt. Först när detta är avklarat kan det vara dags att köra igång det egentliga programmet.

7. MATEN

Gör det enkelt för dig. Som arrangör och organisatör är du portförbjuden i köket. Låt andra ta hand om denna matnyttiga del - det finns säkert många villiga händer. Catering brukar fungera bra och vid mindre släktträffar är det inte heller fel med knytkalas, eller att man tillsammans ställer sig och förbereder en måltid. En bra kombination brukar vara att man ordnar huvudmåltiden med hjälp av catering eller anlitad kökspersonal, men att man i inbjudan skriver något i stil med: Om du vill får du gärna ta med dig något gott att ställa på kak/tårt-buffén vid det avslutande kafferepet, eller hur man nu tänker sig det hela.

I en kommande blogg kommer jag att förmedla tankar om själva programmet vid släktträffen, vad som måste vara med och vad man till varje pris bör undvika.

b2ap3_thumbnail_Stand-by.jpg