Arbetsordning för förening

Släktforskarföreningar samlar intresserade personer på lokal nivå. För att föreningsarbetet ska fungera beslutar föreningen om stadgar, som reglerar verksamheten. Sveriges släktforskarförbund har därför tagit fram normalstadgar för föreningarna. Den här arbetsordningen är ett komplement till stadgarna.

Medlemsmöten

På medlemsmöten samlas medlemmarna och diskuterar gemensamma frågor som är beredda av styrelsen. Det ska alltid finnas en dagordning på dessa möten för att diskussionen ska kunna struktureras. Naturligtvis ska det också vara möjligt för informella samtal. Det är viktigt att mötena inte bara blir beslutsmöten utan även blir ett tillfälle för social samvaro.

Årsmötet

Årsmötet är föreningens högsta beslutande organ. Det är då medlemmarna kan utöva sitt inflytande när det gäller verksamhet, föreningens ekonomi och vilka som ska ingå i styrelsen, revisionen och valberedningen.

Eftersom årsmötet är medlemmarnas möte är det önskvärt att ordföranden och sekreteraren för mötet inte tillhör styrelsen. Styrelseledamöterna ska kunna svara på frågor och föredra ärenden och inte vara engagerade i ledningen av årsmötet.

Kallelse till årsmötet kan ske genom brev, e-post eller i medlemstidning.
Dagordningen för årsmötet finns i stadgarna. Om årsmötet tar upp en fråga, som inte har beretts och behandlats innan årsmötet, ska frågan överlämnas till styrelsen för beredning.

Årsmötet kan besluta om att utse någon till heders- eller ständig medlem. Det ankommer på styrelsen att bereda och föra fram sådana förslag under punkten ”Av styrelsen till årsmötet hänskjutna ärenden”. Det kan också aktualiseras i form av en motion från medlemmarna

På årsmötet får inte beslut tas i ärenden som ej har beretts. Alla frågor som tas upp på årsmötet ska beredas, dvs ha behandlats av styrelsen, som också ska formulera ett förslag till beslut.

Styrelsen

Mellan medlemsmötena är styrelsen beslutande organ. Styrelsen verkställer medlemsmötets/årsmötets beslut. Styrelsen redovisar sin verksamhet i verksamhetsberättelse och bokslut till årsmötet, som på grundval av revisorernas berättelse beslutar om ansvarsfrihet för styrelsen.

För att medlemmarna ska kunna ta beslut om föreningens verksamhet föreslår styrelsen en verksamhetsplan för det kommande året.

Revision

Revisorerna är medlemmarnas garanter för att ekonomin och verksamheten är i ordning och att styrelsen fattar stadgeenliga beslut. Revisorerna behöver inte vara medlemmar i föreningen. Revisorerna ska få protokollen utskickade för att kunna följa verksamheten.

Revisorerna bör träffa styrelsen ett par gånger per år.

Valberedning

Valberedning är ett annat av medlemmarnas organ för att styra föreningen. Valberedningen förslag syftar till att få en allsidig och kompetent styrelse. Valberedningens uppgift är inte slut i och med att årsmötet har valt styrelse. Under verksamhetsåret ska valberedningen följa upp styrelsens arbete vad avser närvaro och insatser. Valberedningen bör träffa styrelsen minst 2ggr/år

Uteslutning av medlem

Det förekommer inte så ofta. När det händer är det viktigt att frågan kommuniceras med medlemmen och att denne/denna får tillfälle att ge sin syn på ärendet. Medlemmen bör få rimlig tid på sig att skriftligt svara och kommentera sitt handlande.