Här samlar vi tips och råd till dig som skickar bidrag till databasen Porträttfynd och ger också svar på vanliga frågor. Sidan kommer att byggas ut successivt.

Här beskriver vi hur du gör när du skickar in bilder till Porträttfynd: hur bildfilen ska vara utformad och hur textfälten i formuläret ska fyllas i.

Krav på bildfilen. Den ska vara i format jpeg/jpg och 30–50 kb stor och av god kvalitet. Stående bilder ska ha en bredd på 350 pixlar, liggande bilder 450 pixlar, och hela kortets framsida, inklusive texten, ska finnas med. Scanningstips, klicka här.

Så fyller du i formuläret. Det är viktigt att du är noggrann när du skickar in bilder. Databasens kvalitet beror på hur tillförlitlig den är. Därför måste du läsa igenom och följa nedanstående anvisningar. Skrivreglerna längre ned är också mycket viktiga.

Här går vi igenom formuläret fält för fält:

1. Ange bildfil som ska skickas upp. Gör så här: Klicka på knappen, bläddra på din hårddisk och markera den bildfil du ska skicka in till Porträttfynd. Tekniska krav, se ovan.

2. Berätta allt du vet om bilden. Det är viktigt att vara så utförlig som möjligt. Berätta allt du vet om personen eller personerna på bilden (namn, yrke, hemort, födelsetid och -plats, etc) och annat som kan vara av intresse vad gäller motivet. Du bör också redogöra för hur du fått veta vem bilden föreställer. Viktigt är också att berätta om kortets historia så långt du känner till, exempelvis var det har påträffats, särskilt ifall personerna inte är identifierade. (Upprepa dock inte längre texter - se vidare under Skrivregler, punkt 5 nedan..)

3. Tryckt information på kortets baksida. Många gånger finns intressanta uppgifter på kortets baksida som berättar om fotografen, exempelvis om filialer och utmärkelser. Skriv in allt av intresse här. (Handskriven information om personerna på bilden fylls i under 2.)

4. Ange vad bilden föreställer. Räkna antalet personer (män, kvinnor och barn) och djur på bilden och ange antalet här. Barn är barn upp till omkring 10–12 års ålder.

5. Registeruppgifter. Ange de uppgifter som står på bildens framsida (ort, fotograf och eventuell adress). Om bilden helt saknar uppgift om fotograf anges endast ”Okänt landskap/land”. Övriga fält lämnas blanka (fyll aldrig i med ord som ”okänt” eller ett frågetecken).

   Förklaring till de olika fälten:

   1. Landskap: Landskapet där fotografens var verksam (om fotografens hemort anges vara ”Norrtelje” anges landskapet där Norrtälje ligger, alltså Uppland).

   2. Ort: Orten där fotografens var verksam enligt trycket på kortets framsida. Om flera orter anges ska alla nämns (i samma ordning som på bilden). Använd nutida stavning. (Hade fotografen verksamhet på ytterligare orter, omnämnda på kortets baksida, nämns dessa under punkt 3.)
      För bilder utanför Norden så skriver man först landsnamnet, följt av ortsnamnet. (Exempel: "Tyskland, Hamburg"; "USA, Illinois, Chicago")

   3. Fotograf/adress: Ange fotografens namn med den stavning som återfinns på kortet samt adress med modern stavning.

   4. År: Om det av kortet framgår när bilden är tagen, ange detta. Undvik att göra uppskattningar, såvida du inte kan göra dem med god exakthet (exempel: en bild på ett cirka ettårigt barn som vet är fött 1903 kan man ange som taget "cirka 1904").

6. Ägaruppgifter. Ange namn och hemort för den personer, organisation eller institution som i dag äger bilden.

7. Uppgiftslämnare. Ange ditt eget namn. Vi rekommenderar också att du lägger in uppgifter om dig själv i Forskarkatalogen (gratis) och länkar till dessa uppgifter genom att fylla i användarnamn och lösenord. Ifall någon kommenterar en bild du har lagt in, får du då kommentaren skickad till dig som e-post.

• Hänvisa till andra bilder i Porträttfynd. Varje bild får automatiskt ett nummer när de läggs in i databasen, exempelvis #1234. Om du skriver detta nummer (inklusive ’brädstapeln’ före siffrorna) i textfältet så blir numret automatiskt en länk till den aktuella bilden. Notera att ingen html-kod eller annan kod behövs, skriv bara # direkt följt av bildens nummer (till exempel ”#1234”). Det får inte finnas något mellanslag mellan brädstapeln och första siffran.

• Hålla samman en grupp bilder i Porträttfynd. Det är enkelt att hålla samman en grupp bilder, exempelvis bilder som härrör från samma fotoalbum eller samling, i Porträttfynd. Gör så här: Lägg in en bild från albumet och se vilket nummer denna fick i Porträttfynd (exempelvis #1234). Skriv sedan på alla andra bilder från samma album ungefär: "Bilden finns i samma album som bild #1234". Den som sedan söker på bildens nummer (#1234) i sökfunktionen får ett sökresultat där alla albumets bilder ingår.

• Bilder med ofullständiga uppgifter om fotograf och ort. Särskilt äldre kabinettsporträtt kan sakna uppgift om fotograf och ort. Det är inte ändamålsenligt att placera dessa bilder under ”Okänt landskap/land”. I stället föreslår vi att du lägger bilden under det landskap där de porträtterade personerna var hemmahörande, men utan angiven ort eller fotograf. Om de avporträtterade är okända kan du istället placera bilden under det landskap som albumet härrör ifrån. Rubriken ”Okänt landskap/land” används endast i nödfall, när en bild helt saknar tryckta ortsuppgifter och när personerna eller kortet inte på något vis kan placeras geografiskt.

• Om du skriver fel. Skriv en kommentar som rättar de felaktiga uppgifterna. Om det behövs ändrar redaktionen sedan uppgifterna och tar bort kommentaren. Men var noggrann när du skickar in bilder: Skriv som det står på bilden (står det Karlson, skriv så och inte Karlsson) och läs mycket noggrant igenom vad ni skrivit och rätta alla korrekturfel. På så vis minskar ni redaktionens arbete.

Allteftersom databasen Porträttfynd växer har det visat sig allt viktigare att uppgifter skrivs in konsekvent, för att göra det lättare att hitta i databasen. Om en fotograf exempelvis skrivs in både som ”B Pettersson” och ”B. Pettersson” blir fotografen uppdelad på två i databasen. Därför har vi här nedan samlat ett antal regler att följa för dem som lägger in bilder. Från november 2005 gäller nya regler eftersom just fotografnamnen är en uppenbar felkälla.

1. Undvik alla förkortningar. Förkorta inte i den löpande texten och inte heller i uppgifterna om ägare och och uppgiftslämnare (detta gäller alla förkortningar, skriv ”född”, inte ”f”, skriv ”så kallad”, inte ”s.k.”, etc). (Förkortningar används bara i direkta citat när källan använder förkortningar.)

2. Använd punkt och mellanslag vid initialer. Fotografens namn, är ofta skrivet enbart med initialer på bilden, exempelvis ”C.F. Pettersson”. Skriv i fortsättningen "C. F. Pettersson" med punkt och mellanslag. Om fotografen på framsidan på kortet kallas ”Edlund” och på baksidan ”Mauritz Edlund” anges det mest fullständiga i fältet för fotograf.

3. Nutida stavning på ortnamn. Fotografens namn ska alltså skrivas som det står på bilden. Detta gäller dock inte ortnamn och gatuadresser, där används i stället nutida stavning. Skriv Gävle, inte Gefle, skriv Prästgatan, inte Prestgatan, etc. När fotografens/ateljéns gatuadress finns utsatt på kortet skrivs denna direkt efter fotografens namn enligt följande:

   
   C. F. Pettersson, Prästgatan 7 B
   
   

   Alltså: Kommatecken mellan fotografens och adressen. Ortnamnet anges inte här, eftersom det redan är angivet under Stad/Ort. Eventuella ytterligare tillägg till gatuadressen, typ ”1/2 trappa upp”, utelämnas.

4. Skriv aldrig in ordet ”Okänd”. Om du saknar uppgifter om fotograf, ort eller år, lämnas dessa fält blanka (skriv inte in ”okänt år” eller liknande, det görs automatiskt).

5. Repetera inte längre texter på många bilder. Man ska inte med klipp och klistra-funktionen lägga in samma längre text på många bilder. I stället bör man lägga in texten på en bild och sedan på de andra skriva en hänvisning, typ ”För mer information, se #10324” (numret blir automatiskt en länk till bilden under förutsättning att tecknet # finns med).

6. Använd inte versaler. I Porträttfynd skrivs all text med små bokstäver (gemener), också när texten på kortet är skriven med stora bokstäver (versaler). Exempel: Skriv ”Uppsala” när det på bilden står ”UPSALA”. Detta gäller både fotografens (ateljéns) namn och för ortnamn och gatuadresser. – Undantag: Tilltalsnamn markeras med versaler (se under 10 nedan).

7. Läs noggrant på bilden. Var noggrann när uppgifterna från kortet skriva av. Står det Peterson, skriv inte Petersson, står det Sysslomangatan, skriv inte Sysslomansgatan, etc.

8. Var måttfull med hänvisningar. Det är enkelt att hänvisa mellan olika bilder: Skriv bara bildens nummer föregått av tecknet # (exempelvis: #10234), så blir numret automatiskt en länk till bilden med detta nummer. Men var måttfull med hänvisningar. Att ha 5–10 hänvisningar på en bild är nästan alltid för mycket och tenderar att skapa mer förvirring än ordning. Och särskilt viktigt: När man hänvisar måste man tydligt ange varför hänvisningen finns, alltså vad läsaren kan förvänta sig att finna när man klickar på länken. Skriv inte: "#10234". Skriv istället: "Bild på föräldrarna, se #10234".

9. Önskvärda personuppgifter. Om möjligt bör följande uppgifter anges för alla personer som kan identifieras:
   • Fullständigt namn (gärna med tilltalsnamn markerat), för kvinnor också namn som ogift
   • Bostadsort(er) – by och församling, eller stad – samt yrke (huvudsakligt)
   • Födelse- och dödstid (åtminstone år)
   • Födelse- och dödsförsamling

   Många personer har mycket vanliga namn. För dem är det extra viktigt att ange orter som personen har varit knuten till, annars blir det med tiden omöjligt att hitta bland alla Andersson och Lundberg. Komplettera gärna ofullständiga personuppgifter på befintliga bilder under Kommentarer.

10. Tilltalsnamn skrivs med versaler. Tilltalsnamn markeras med versaler, exempelvis "Lydia MARIA Andersson". Använd inte html-kod eller asterisk för att markera tilltalsnamn, eftersom sökfunktionen läser såväl kod som asterisk som vanliga tecken (vilket innebär att man måste söka på just "Lydia Maria* Andersson" om asterisk har använts, "Lydia Maria Andersson" fungerar inte). Alltså: Tilltalsnamn = versaler!

11. Inga e-postadresser ska anges. Porträttfynd är en databas som byggs upp successivt och ska finnas kvar i många år, ja förhoppningsvis i många decennier. Därför ska inte uppgifter som blir föråldrade – typ nu akutella e-postadresser, telefonnummer och gatuadresser – läggas in i databasen. Den som vill kunna bli kontaktad ska i stället lägga in kontaktuppgifter i Forskarkatalogen och sedan länka namnet dit (genom att ange användarnamn och lösenord).

Att scanna bilder är både lätt och svårt. Att göra en enkel scanning klarar vem som helst, men att bli riktigt bra kräver tålamod och lång övning. Att scanna bra bilder till Porträttfynd är dock ingen större konst om man följer nedanstående tumregler:

1. Scanna bilden i 300 dpi och fyrfärg (color) i naturlig storlek (100%) och tiff-format. Hur dessa inställningar görs beror på scannerprogrammet. Konsultera manualen eller hjälpfunktionen om något är oklart (mejla inte redaktionen, vi är inte experter på olika scannerprogram).

2. Öppna filen i ett bildbehandlingsprogram (exempelvis PhotoShop eller Microsoft Photo Editor).

3. Om det behövs: Justera kontrast, mörkhet/ljushet och färger. Detta görs i Microsoft Photo Editor under Bild > Balans. Du kan också behöva beskära bilden och räta upp den så att kortets kanter blir parallella med bildens. Den scannade bilden ska så långt det är möjligt se likadan ut som den verkliga bilden.

4. Ändra bildens bredd till 350 pixlar/bildpunkter (för stående bilder) eller 450 pixlar/bildpunkter (för liggande bilder). Detta görs i Microsoft Photo Editor under Bild > Ändra storlek.

5. Spara bilden i jpeg/jpg-format (detta göra vanligtvis under Arkiv > Spara som... och genom att sedan välja önskat Filformat). Välj en komprimering som ger en filstorlek på 25–50 kb (här måste man pröva sig fram). Inte mindre för då blir kvaliteten på bilderna för dålig, inte större för då går de inte att skicka in till Porträttfynd.