Här samlar vi tips och råd till dig som skickar bidrag till databasen Porträttfynd och ger också svar på vanliga frågor.

Här beskriver vi >
- hur du gör när du skickar in bilder till Porträttfynd
- hur bildfilen ska vara utformad
- hur textfälten i formuläret skall fyllas i.

Krav på bildfilen. Den skall vara i format jpeg/jpg, 30–50 kb stor och vara av god kvalitet. Stående bilder skall ha en bredd på 350 pixlar, liggande bilder på 450 pixlar, samt att hela kortets framsida, inklusive texten, skall finnas med. Se Scanningstips.

Så fyller du i formuläret. Det är viktigt att du är noggrann när du skickar in bilder. Databasens kvalitet beror på hur tillförlitlig den är. Därför måste du läsa igenom och följa nedanstående anvisningar.

Här går vi igenom formuläret fält för fält:

1. Ange bildfil som ska skickas in. Gör så här: Klicka på knappen, bläddra på din hårddisk och markera den bildfil du skall skicka in till Porträttfynd. Tekniska krav, se ovan.

2. Berätta allt du vet om bilden. Det är viktigt att vara så utförlig som möjligt. Berätta allt du vet om personen eller personerna på bilden (namn, yrke, hemort, födelsetid och -plats, etc) och annat som kan vara av intresse vad gäller motivet. Du bör också redogöra för hur du fått veta vem bilden föreställer. Viktigt är också att berätta om kortets historia så långt du känner till, exempelvis var det har påträffats, särskilt ifall personerna inte är identifierade. Om du inte har något att berätta skriver du "Okänd person" eller liknande. Textrutan bör inte vara TOM.
   (Upprepa inte längre texter - se Skrivregler)

3. Tryckt information på kortets baksida. Många gånger finns intressanta uppgifter på kortets baksida som berättar om fotografen, exempelvis om filialer och utmärkelser. Skriv in allt av intresse här. (Handskriven information om personerna på bilden fylls i under pkt 2.)

4. Ange vad bilden föreställer. Räkna antalet personer (män, kvinnor och barn) och djur på bilden och ange antalet här. Barn är barn upp till omkring 10–12 års ålder. Om bilden endast finns ett djur och ingenting annat, skall bilden inte skickas in !

5. Registeruppgifter. Ange de uppgifter som står på bildens framsida (ort, fotograf och eventuell adress). Om bilden helt saknar uppgift om fotograf väljer man "Okänt landskap/land" under a). Övriga fält lämnas i så fall blanka. Fyll aldrig i med ord som "okänt"” eller ett frågetecken under b), c) eller d).
   
   Förklaring till de olika fälten:

1. Landskap:Landskapet där fotografens var verksam (om fotografens hemort anges vara ”Norrtelje” anges landskapet där Norrtälje ligger, alltså Uppland).

2. Ort: Orten där fotografens var verksam enligt trycket på kortets framsida. Om flera orter anges skall alla nämnas (i samma ordning som på bilden). Använd nutida stavning.
   Hade fotografen verksamhet på ytterligare orter, omnämnda på kortets baksida, nämns dessa under pkt 3 ovan.
   För bilder utanför Norden så skriver man först landsnamnet, följt av ortsnamnet. (Exempel: "Tyskland, Hamburg"; "USA, Illinois, Chicago")

3. Fotograf/adress: Ange fotografens namn med den stavning som återfinns på kortet samt adress med modern stavning. Det är synnerligen viktigt att du först kontrollerar i Porträttfynd om fotografen finns i det landskap och ort som din bild uppvisar. Det förekommer ibland att samma fotograf har haft flera adresser dels på samma ort och även i olika landskap

4. År: Om det av kortet framgår när bilden är tagen skall du ange detta. Undvik att göra uppskattningar, såvida du inte kan göra dem med god exakthet (exempel: en bild på ett cirka ettårigt barn som vet är fött 1903 kan man ange som taget "cirka 1904").

6. Ägaruppgifter. Ange namn och hemort för den person, organisation eller institution som i dag äger bilden.

7. Uppgiftslämnare. Ange ditt eget namn. Vi rekommenderar att du lägger in uppgifter om dig själv i Forskarkatalogen och länkar till dessa uppgifter genom att fylla i användarnamn och lösenord. Ifall någon kommenterar en bild som du har lagt in kan du få kommentaren skickad till dig som e-post.

• Hänvisa till andra bilder i Porträttfynd. Varje bild får automatiskt ett nummer när de läggs in i databasen, exempelvis #1234. Om du skriver detta nummer (inklusive ’brädstapeln’ före siffrorna) i textfältet (Pkt 2 ovan)så blir numret automatiskt en länk till den aktuella bilden. Notera att ingen html-kod eller annan kod behövs skrivas. Skriv bara # direkt följt av bildens nummer (till exempel #1234). Det får inte finnas något mellanslag mellan brädstapeln och första siffran.

• Hålla samman en grupp bilder i Porträttfynd. Det är enkelt att hålla samman en grupp bilder, exempelvis bilder som härrör från samma fotoalbum eller samling.
  Gör så här: Lägg in en bild från albumet och se vilket nummer denna fick i Porträttfynd (exempelvis #1234). Skriv sedan på alla andra bilder från samma album ungefär: "Bilden finns i samma album som bild #1234". Den som sedan söker på bildens nummer (#1234) i sökfunktionen får ett sökresultat där alla albumets bilder ingår.

• Bilder med ofullständiga uppgifter om fotograf och ort. Särskilt äldre kabinettsporträtt kan sakna uppgift om fotograf och ort. Det är inte ändamålsenligt att placera dessa bilder under ”Okänt landskap/land”. I stället föreslår vi att du lägger bilden under det landskap där de porträtterade personerna var hemmahörande, men utan angiven ort eller fotograf. Om de avporträtterade är okända kan du istället placera bilden under det landskap som albumet härrör ifrån. Rubriken ”Okänt landskap/land” används endast i nödfall, när en bild helt saknar tryckta ortsuppgifter och när personerna eller kortet inte på något vis kan placeras geografiskt.

• Om du skriver fel. Skriv en kommentar som rättar de felaktiga uppgifterna. Om det behövs ändrar redaktionen sedan uppgifterna och tar bort kommentaren. Men var noggrann när du skickar in bilder: Skriv som det står på bilden (står det Karlson, skriv så och inte Karlsson) och läs mycket noggrant igenom vad ni skrivit och rätta alla korrekturfel. På så vis minskar ni redaktionens arbete.

Allteftersom databasen Porträttfynd växer har det visat sig allt viktigare att uppgifter skrivs in konsekvent, för att göra det lättare att hitta i databasen. Om en fotograf exempelvis skrivs in både som ”B Pettersson” och ”B. Pettersson” blir fotografen uppdelad på två i databasen. Därför har vi här nedan samlat ett antal regler att följa för dem som lägger in bilder.

1. Undvik alla förkortningar. Förkorta inte i den löpande texten och inte heller i uppgifterna om ägare och uppgiftslämnare (detta gäller alla förkortningar, skriv ”född”, inte ”f”, skriv ”så kallad”, inte ”s.k.”, etc).
   Förkortningar används bara i direkta citat när källan använder förkortningar.

2. Använd punkt och mellanslag vid initialer. Fotografens namn, är ofta skrivet enbart med initialer på bilden, exempelvis ”C.F. Pettersson”. Skriv i fortsättningen "C. F. Pettersson" med punkt och mellanslag. Om fotografen på framsidan på kortet kallas ”Edlund” och på baksidan ”Mauritz Edlund” anges det mest fullständiga i fältet för fotograf.

3. Nutida stavning på ortnamn. Fotografens namn skall skrivas som det står på bilden. Detta gäller inte ortnamn och gatuadresser, där används i stället nutida stavning. Skriv Gävle, inte Gefle, skriv Prästgatan, inte Prestgatan, som exempel. När fotografens/ateljéns gatuadress finns utsatt på kortet skrivs denna direkt efter fotografens namn enligt följande:

C. F. Pettersson, Prästgatan 7 B

Alltså: Kommatecken mellan fotografens och adressen. Ortnamnet anges inte här, eftersom det redan är angivet under Stad/Ort. Eventuella ytterligare tillägg till gatuadressen, typ ”1/2 trappa upp”, utelämnas.

4. Repetera inte längre texter på många bilder. Man skall inte med klipp och klistra-funktionen lägga in samma längre text på många bilder. I stället bör man lägga in texten på en bild och sedan på de andra skriva en hänvisning, typ ”För mer information, se #10324” (numret blir automatiskt en länk till bilden under förutsättning att tecknet # finns med).

5. Använd inte versaler. Skriv all text med små bokstäver (gemener). Om texten på kortet är skriven med stora bokstäver (versaler) skall man således skriva texten med små bokstäver. Exempel: Om det står ”UPSALA” på bilden skall du skriva ”Uppsala”. Detta gäller både fotografens (ateljéns) namn, ortnamn och gatuadresser. – Undantag: Tilltalsnamn markeras med versaler (se pkt 9 nedan).

6. Läs noggrant på bilden. Var noggrann när uppgifterna skrivs av från kortet. Står det Peterson, skriv inte Petersson, står det Sysslomangatan, skriv inte Sysslomansgatan, som exempel.

7. Var måttfull med hänvisningar. Det är enkelt att hänvisa mellan olika bilder: Skriv bara bildens nummer föregått av tecknet # (exempelvis: #10234), så blir numret automatiskt en länk till bilden med detta nummer. Men var måttfull med hänvisningar. Att ha 5–10 hänvisningar på en bild är nästan alltid för mycket och tenderar att skapa mer förvirring än ordning. Viktigt är när man hänvisar för då måste man tydligt ange varför hänvisningen finns. Läsaren kommer att förvänta sig att finna något när man klickar på länken. Skriv inte: "#10234". Skriv istället: "Bild på föräldrarna, se #10234".

8. Önskvärda personuppgifter. Om möjligt bör följande uppgifter anges för alla personer som kan identifieras:

• Fullständigt namn (gärna med tilltalsnamn markerat), för kvinnor även namn som ogift
• Bostadsort(er) – by, församling eller stad – samt yrke
• Födelse- och dödstid (åtminstone år)
• Födelse- och dödsförsamling

Många personer har mycket vanliga namn. För dem är det extra viktigt att ange orter som personen har varit knuten till, annars blir det med tiden omöjligt att hitta bland alla Andersson och Lundberg. Komplettera gärna ofullständiga personuppgifter på befintliga bilder under 'Kommentarer'.

9. Tilltalsnamn skrivs med versaler. Tilltalsnamn markeras med versaler, exempelvis "Lydia MARIA Andersson". Använd inte html-kod eller asterisk för att markera tilltalsnamn, eftersom sökfunktionen läser såväl kod som asterisk som vanliga tecken. Detta innebär att man måste söka på "Lydia Maria* Andersson" om asterisk har använts. Således fungerar inte "Lydia Maria Andersson". Skriv 'Tilltalsnamn' i versaler!

10. Inga e-postadresser för förekomma. Porträttfynd är en databas som byggs upp successivt och skall finnas kvar i många år. Därför skall INTE uppgifter som blir föråldrade – typ e-postadresser, telefonnummer och gatuadresser – läggas in i databasen. Den som vill kunna bli kontaktad skall i stället lägga in kontaktuppgifter i 'Forskarkatalogen' och sedan länka namnet dit (genom att ange användarnamn och lösenord).

Att scanna bilder är både lätt och svårt. Att göra en enkel scanning klarar vem som helst, men att bli riktigt bra kräver tålamod och lång övning. Att scanna bra bilder till Porträttfynd är ingen större konst om man följer nedanstående enkla regler:

1. Scanna bilden i 300 dpi och fyrfärg (color) i naturlig storlek (100%) och tiff-format. Hur dessa inställningar görs beror på scanner- programmet. Konsultera manualen eller hjälpfunktionen om något är oklart. Mejla inte redaktionen, vi är inte experter på olika scannerprogram.

2. Öppna filen i ett bildbehandlingsprogram som har funktioner för att justera den inscannade bilden..

3. Om så behövs får du justera kontrasten, mörkhet/ljushet och färger. Du kan också behöva beskära bilden och räta upp den så att kortets kanter blir parallella med bildens. Den scannade bilden skall så långt det är möjligt se likadan ut som den verkliga bilden.

4. Ändra bildens bredd till 350 pixlar/bildpunkter (för stående bilder) eller 450 pixlar/bildpunkter (för liggande bilder).

5. Spara bilden i jpeg/jpg-format (detta göra vanligtvis under Arkiv > Spara som... och genom att sedan välja önskat Filformat).
   Välj en komprimering som ger en filstorlek på 25–50 kb (här måste man pröva sig fram). Inte MINDRE för då blir kvaliteten på bilderna alledels för dålig, inte större för då går det inte att skicka in bilden.

Det skall påpekas att resultatet kan bli alldeles utmärkt också om man gör på andra sätt än vad som beskrivs här ovan. Men det kan också bli ganska uselt. Om du inte är en duktig scannare föreslår vi att du försöker följa reglerna ovan.