En viktig del av förbundets verksamhet handlar om att bevaka släktforskarnas intressen när det gäller tillgången på källmaterial. Det kan handla om avgifter, sekretessförhållanden, öppettider, möjlighet att boka forskarplats och mycket annat.
     När man nu övergår från att producera mikrokort till att istället scanna och framställa digitala bilder av kyrkoboksmaterialet från 1900-talet, innebär detta en rad svårigheter, inte minst när det gäller tillgängligheten och de lagar och förordningar som reglerar detta. Riksarkivet antog den 22 oktober 2003 en temporär policy kring tillgängligheten av de digitala kyrkoboksbilderna i avvaktan på den utredning, som nyligen tillsatts. Förbundet har nu reagerat på denna policy och föreslår ett annat synsätt.

RIKSARKIVET
Samtliga Landsarkiv, Värmlandsarkiv
Stadsarkiven i Stockholm och Malmö
Riksarkivet/Arninge
Riksarkivet/SVAR

Enligt ett protokoll från Riksarkivet daterat 2003-10-22 beslutades då om hur ”distributionen” av de digitaliserade kyrkoböckerna skall tillgå i avvaktan på den utredning, som regeringen nyligen tillsatt. Sveriges Släktforskarförbund har förståelse för att ”temporära” beslut av det här slaget inte kan förväntas vara så väl förankrade eller utredda som normala beslut med varaktighet. Vi vill dock ändå påpeka ett antal oönskade konsekvenser av detta policydokument och föreslå ett annat synsätt och hanterande.

1. Dokumentet skiljer på distribution ”inom Arkivverket” respektive ”via Internet”. Redan här tycks det stå klart att det inte är själva uppgifterna i kyrkböckerna, som utgör problemet, utan det sätt på vilket de distribueras, d.v.s. den digitala överföringen via det interna arkivsystemet respektive via Internet.

2. När det gäller distributionen ”inom Arkivverket” kan den beslutade hanteringen sägas vara logisk och rimlig. Den innebär bl.a. att samma regler och begränsningar gäller för såväl mikrokort som digitala bilder. Det är innehållet som avgör. Någon generell sekretessregel, som medger att hela serier av handlingar yngre än 70 år låses, finns som bekant inte, och det är därför önskvärt att man hittar metoder att digitalt tillgängliggöra delar av volymer, och t.o.m. delar av sidor, om det i berörda volymer eller på berörda sidor skulle råka finnas känsliga uppgifter. Hela volymer får inte ”rödmärkas” för att det där förekommer någon enstaka sådan uppgift.

3. Det är när vi kommer fram till distributionen ”via Internet” som logiken upphör. Om ett material finns fritt tillgängligt utan begränsningar i ett stort antal forskarsalar över hela landet innebär det att den myndighet som ansvarar för sekretessprövningen har bedömt att de är ”harmlösa” eller att en tillräckligt lång tid har gått sedan händelserna i fråga. Volymen är därmed tillgänglig. Vem som helst kan, genom att ta sig till ett landsarkiv, själv få direkt tillgång till den. Genom att införa en strängare bedömning för det material som SVAR skall tillåtas distribuera än vad som gäller i forskarsalarna skyddar man på intet sätt den personliga integriteten för de personer vars uppgifter det handlar om. Det enda man gör är att försvåra och fördyra forskningen för dem som bor långt ifrån våra landsarkiv. Detta kan sägas vara i strid med arkivens mål och skyldigheter kring begreppet ”tillgängliggöra”. Man inför också en geografisk orättvisa, i det att de som forskar i norra och mellersta Sverige får en betydligt enklare och mindre kostsam tillgång till kyrkoboksmaterialet för åren c1895-1932 än de som forskar i de östra och södra delarna av landet. Det här är en olycklig utveckling, som bör undvikas.

4. För det material, som SVAR skall tillåtas distribuera via Internet skall en 100-årsregel gälla, dock med en mildring till 80 år för vissa mer ”harmlösa” serier. Sveriges Släktforskarförbund förstår att dessa ”tuffare” regler är en eftergift åt Personuppgiftslagen (PUL), men vill ändå påtala det orimliga i resonemanget:

• För död- och begravningsböckerna föreslås en gräns på 80 år. Detta är helt oacceptabelt och alldeles onödigt, eftersom PUL endast omfattar levande personer. Här är det således endast sekretessgränsen som skall beaktas, och den säger 70 år och inte 80. Det kan också ifrågasättas huruvida uppgifterna i en dödbok överhuvud taget kan anses kunna innehålla några känsliga uppgifter. För vem kan ett dödsfall på 1930-talet, ehuru tragiskt, idag 70 år senare, rimligen vara till men, ens för närstående.
• En 80-årsgräns för lysnings- och vigselböcker kan också ifrågasättas. Det kan naturligtvis finnas en och annan person kvar i livet, som gifte sig t.ex. 1924, men många kan det sannerligen inte röra sig om. Och även om så vore, vari ligger ”det känsliga” i ett sådant material? Vilken person eller närstående ”lider men” av att uppgiften om ett bröllop för 70 eller 80 år sedan, som redan finns tillgänglig på papper och film, även presenteras via digitala bilder? Snarare borde det vara möjligt att tillgängliggöra vigseluppgifter betydligt längre fram i tiden. Som en jämförelse kan nämnas att man på de danska arkiven tillämpar en 50-årsregel för födelse- och vigsellängder, och en 10-årsregel för död- och begravningslängder.
• På vilket sätt kan uppgifterna i en konfirmationslängd från 1920-talet anses vara något annat än harmlösa?
• Flyttningslängder från denna tid torde knappast heller kunna innehålla något känsligt material.
• I församlingsböckerna kan det förvisso finnas en och annan anteckning som kan betecknas som känslig. Men återigen, är boken över 70 år gammal så finns det ingen begränsning i tillgängligheten. Sekretesslagen kan inte tillämpas, utan det är i så fall endast Personuppgiftslagen som kan tänkas förhindra ett tillgängliggörande. Emellertid har myndigheten (landsarkivet) redan medgivit att uppgifterna som sådana är ”fria” eftersom de finns direkt tillgängliga via mikrokort eller i original.

Sveriges Släktforskarförbund menar att 80-årsgränsen är en konstruktion som saknar både grund och motivation. Det är givetvis bättre med en 80-årsgräns än med en 100-årsgräns, men i ljuset av vad som ovan sagts anser vi att den enda rimliga och av lagen påkallade tillgänglighetsgränsen måste vara 70 år.

Om osäkerheten kring hur Personuppgiftslagen skall tolkas är så stora, anser vi att man i stället bör ta fram en teknik för att ifrån de digitala bilderna antingen fortsätta att producera mikrokort, eller påbörja ett kontinuerligt tillgängliggörande via CD-skivor (DVD) för perioden c1895 till sekretessgränsen. Kyrkböcker på DVD skulle kunna bli en ny stor produkt för SVAR, vilket skulle kunna innebära nya intäkter och därmed säkrad verksamhet i en tid där mikrokorten får allt mindre betydelse. Denna teknik har också den fördelen att Personuppgiftslagen inte är tillämpbar. Med rätt teknik skulle det dessutom vara möjligt att publicera kyrkböcker via DVD ”on demand”, där önskade digitala bilder, församlingsvis eller på annat sätt, levereras med ett ramprogram för enkel orientering och navigering.

Stockholm 2003-10-27 Sveriges Släktforskarförbund

Ted Rosvall, förbundsordförande

Distribution inom arkivverket och via Internet av digitala bilder knutna till kyrkobokföringsmaterialet

Regeringen har beslutat utse en särskild utredare med uppdrag att utreda frågan om arkivmyndigheternas behandling av folkbokföringsuppgifter (Dir 2003:122). Arbetet med att skanna in folkbokföringsuppgifter har påbörjats. Efterfrågan på uppgifter är så stor att det finns skäl att redan nu tillgängliggöra det skannade materialet trots att utredningen inte är klar. I avvaktan på att utredningen blir klar beslutas om följande distribution från och med den 27 oktober.

Distributionen inom arkivverket av digitala bilder knutna till kyrkobokföringsmaterialet skall ske via verkets interna arkivinformationssystem ARKIS II på följande sätt:

1. Den arkivmyndighet som förvarar originalhandlingen ansvarar för sekretessprövningen. Innan en uppgift läggs ut skall myndigheten ge klartecken. Ett tidigare beslut att motsvarande mikrokort får säljas fritt är lika med klartecken.

   Material äldre än 70 år som inte innehåller uppgifter som kan vara sekretessbelagda görs tillgängligt för alla som är uppkopplade till Riksarkivets och Landsarkivens gemensamma nätverk (Arkivnätet). Det innebär att materialet denna väg också kan göras tillgängligt i enheternas ordinarie forskarservice.

2. Material yngre än 70 år görs tillgängligt med utnyttjande av ARKIS II:s befintliga behörighetssystem. Detta material skall endast vara åtkomligt för tjänstemän som handlägger kyrkobokföringsmaterialet på den myndighet som förvarar originalhandlingen. Myndighetschefen beslutar vilka tjänstemän som skall vara behöriga att få tillgång till uppgifterna. Materialet kan innehålla sekretessbelagda uppgifter och skall granskas före varje utlämnande. Varje arkivmyndighet ansvarar för att endast behörig personal har tillgång till uppgifterna och att inga sekretessbelagda uppgifter kommer ut.

Distribution via Internet av kyrkobokföringsmaterialet skall hanteras av SVAR. Den myndighet som förvarar originalhandlingen beslutar om publicering enligt följande riktlinjer:

1. Enligt reglerna i personuppgiftslagen får beträffande levande personer endast harmlösa uppgifter göras tillgängliga över Internet. En uppgift som är 100 år gammal kan som regel betraktas som harmlös i detta sammanhang. Viss försiktighet iakttas beträffande födelse- och dopböcker. Även dessa bör dock kunna läggas ut om de inte innehåller senare anteckningar.

2. Anteckningar i böcker av typ konfirmations-, lysnings- och vigselböcker samt död- och begravningsböcker kan spridas redan efter 80 år.

---------------------------------------------------------------------------
Delges:
Samtliga enheter inom Riksarkivet
Samtliga landsarkiv, Värmlandsarkiv
Stadsarkiven i Stockholm och Malmö

Förbunds-Nytt ges ut av Sveriges Släktforskarförbund. Ansvarig för innehållet är: Förbundsordförande Ted Rosvall. Förbundets kansli svarar för den tekniska utformningen. Kontaktuppgifter, se förstasidan.