I England, ja, ja!

Under en forskningsresa i England fick jag anledning besöka ett stort universitet, i vars arkiv en intressant porträttsamling kunde tänkas finnas. Till skillnad från övriga länder i Europa är arkivorganisationen i England inte alltid regionalt eller ens geografiskt organiserad – på samma sätt är det f.ö. i USA – varför dokument och arkivalier kan hamna lite varstans, gärna hos universiteten. Jag kontaktade arkivet i fråga via mail och bad att få komma och studera samlingen. Svaret kom omgående med detaljerade instruktioner om hur jag skulle gå tillväga: Först skulle jag författa ett brev, ni vet papper, kuvert och frimärke, där jag skulle presentera mig själv och mitt forskningsprojekt samt förklara när och varför jag ville besöka dem. Sedan skulle jag vänta på svar, även det brevledes. Därefter var jag, iklädd ID-kort och skriftligt bevis på hemadress, välkommen att infinna mig.  

Efter alla dessa preludier var det med viss nervositet jag i onsdags knackade på den armerade dörren intill det allra heligaste, universitetets avdelning för dokument och rara böcker. Här började en ny runda av information och säkerhetsåtgärder. Först fick jag med hjälp av en blyertspenna skriva in mig i en loggbok med ankomsttid och allt. Så fick jag två hektograferade sidor med ordningsregler samt ett formulär där jag på heder och samvete svor att lyda dessa. 

Äntligen var det så dags för själva forskningen. En katalog över det åtrådda materialet plockades fram, och där kunde jag snart konstatera att många av de fotoalbum jag ville studera hade markerats med ett stort D i förteckningen – D för digitized (digitaliserat) material. Eftersom det stod ett par dataskärmar i forskarrummet, utgick jag ifrån att det var via någon av dessa jag skulle få tillgång till de digitala bilderna. Så icke! Personalen lyfte i stället på luren och bad om att någon skulle komma upp med ”The iPads”. Efter några minuter levererades mycket riktigt till mitt bord en vanlig arkivlåda av det slag som brukar omge gamla känsliga kyrkoböcker. Till min oförställda häpnad plockade man ur denna låda fram en iPad av modernt snitt med sladdar och allt. En arkiverad iPad med andra ord …   

b2ap3_thumbnail_arkivkartong-2.jpg

Det gick alldeles utmärkt att få fram de digitala bilderna på denna lilla skärm, bläddra och  browsa framåt och bakåt, förstora och förminska o.s.v. Värre var det med beställningsfunktionen. Bilderna var nämligen inte numrerade. För att kunna beställa den bild man ville ha var man tvungen att, inom respektive volym, räkna antalet sidor/bilder fram till den rätta, samt med några ord beskriva dess placering och hur den såg ut. Allt på ett komplicerat pappersformulär och givetvis med hjälp av blyertspenna.

b2ap3_thumbnail_Old-album_20160520-205315_1.jpg

Alla bilder fanns dock inte digitalt tillgängliga, varför jag också beställde in några gammaldags insticksalbum i tunga läderband. Man fick kvittera ut dessa ett i taget, varvid volymnummer, forskarens namn och klockslag skrevs in i ytterligare en blyertslogg. Efter att ha tittat färdigt på volymen lämnade man tillbaka den på samma ställe och fick ”lånet” avbokat, även då med angivande av klockslag. Då kom kronan på verket: Människan bakom disken tar volymen och lägger den på en milligramprecis digitalvåg! Detta för att kontrollera att jag inte har lyckats norpa med mig några av de gamla korten.

b2ap3_thumbnail_Scales.jpg

Bok- och arkivtjuvar känner vi ju till, inte minst ifrån Kungliga Biblioteket i Stockholm, och man förstår att allt sådant givetvis måste stävjas. Men visst känns det lite märkligt att bli vägd på våg. Tänk om man bli befunnen för lätt …

De engelska arkiven kan beskrivas som en salig blandning av ny modern teknik och gravt föråldrade och otidsenliga rutiner. Ett Fort Knox av obsoleta traditioner och överdrivna säkerhetsåtgärder, tandlösa sådana. 

Däremot lyste de annars allestädes närvarande vita bomullsvantarna med sin frånvaro!

b2ap3_thumbnail_vantar_20160520-205415_1.jpg

Ps: Rubriken alluderar på Evert Taubes fina sjömansvisa ”Mary Strand”. 

https://www.youtube.com/watch?v=OmyigZjhOqY

*****

English translation:

In England, Oh yeah!

While on a research trip to England, I had reason to visit a large university in whose archives an interesting collection of portraits might possibly be found. In contrast to most other European countries, the archives in England are not always organized geographically into provinces or regions, which is why documents and records may end up at all sorts of places, notably at various universities. Same as in the US by the way. I contacted the University archives in question via email and asked if I could go there to study the collection. The answer came promptly with detailed instructions on how to proceed : First, I had to write a letter, you know, paper, envelop and stamp, to introduce myself and my research project,  explaining when and why and for how long I wanted to visit them. Then I was to sit down and wait for their letter of acceptance. Armed with that, plus an official ID card (with photo) and some documentary proof of my home address, I might be allowed permission to visit them. 

After all these preludes, it was with some trepidation that I finally knocked on the reinforced door in front of the sacred part of the University, the department for old documents and rare books. Here began a new round of information and security. First I had to sign in, using a pencil (of course) with the exact time of arrival, in their log book. [For short coffee and bathroom breaks, you had to sign out and in again] Then I was given two pages of rules and regulations and a form where I was to swear on everything holy that I promised to obey these. 

And now, at long last, it was time for the actual research. A catalog of the desired material was brought in, and I immediately noticed that for many of the photographic albums that I was interested in, the letter D had been written underneath the volume number - D for Digitized. I had noticed a couple of computer screens in the research room, and assumed that I would be able to study those D albums on one of these. Not so! Instead, the staff person picked up the phone and asked for someone to bring up "The iPads'. A few minutes later, these were delivered to my table; a plain brown archives box of the type that usually surround sensitive old volume of old church or court records. To my utter amazement, the staff then opened the box and picked out an iPad of modern design with wiring and the rest of it. An archived iPad, in other words ... 

There was no problem studying the digital images on the small iPad screen, browsing, going back and forth, enlarging for scrutiny etc. The ordering functions however turned out to be a problem since the pictures were not numbered. To place an order for a picture file of your choice, you had to count the pages/images from the start of each digital volume, and give a few words of description as to location and appearance. Then, with the help of a pencil, you had to fill in a complicated paper form …

All albums and images were however not digitally available, which is why I also had to order in a few old-fashioned and heavy leather albums. You had to sign for them, one at a time, giving the volume number, your own name and the exact time written into another pencil log. After having finished viewing the volume, your turned it in at the same place and got the “loan " canceled, specifying the minute this was done. Then came the show-stopper: The staff person at the counter took the volume and placed it on a digital scale! This in order to confirm that I had not managed to snitch a few cards from the album.

One has of course heard of Library and Archives thieves, and one understands that such shady practices must be curbed. But it certainly feels a bit strange to be weighed on the scales and perhaps be found wanting …

The British archives can be described as a mix of modern technology and severely outdated and anachronistic practices. A Fort Knox of obsolete traditions and excessive security measures, toothless at that!

The otherwise ubiquitous white cotton were however nowhere to be seen. 

***

Comment:

http://www.bl.uk/aboutus/stratpolprog/collectioncare/publications/videos/whitegloves.pdf

White gloves, good or bad. The Amsterdam City Archives now refers to a document that the British Library has published, in which they argue that the gloves hurt more than they protect.